גב’ קרן וולקן

קרן וולקן, נשואה ואמא לשלושה, פלוס הכלב פטל המתוק. באוניברסיטה מעל 20 שנים, מנהלנית מעל 12 שנים. בשנתיים האחרונות, מנהלנית בי”ס לבריאות הציבור. עובדת עם שתי נשות צוות מקסימות: מור ומריה.

טיפ למנהלנית מתחילה
אני סבורה שבכל תפקיד, גם מנהלנית וגם תפקיד אחר, צריך להקשיב, ללמוד, לשאול ולבדוק את עצמך… אם זה משהו שלא עשית אותו, אז לבדוק את הנוהל, לשאול קולגות, לוודא עם מי שצריך, לכתוב לעצמך חידודים לפעם הבאה, ובאמת לזכור שמניסיון לומדים. אנחנו לא נולדות מקצועיות. חשוב לדעת לעבוד במוסד המערכתי, לעבוד נכון וליצור יחסי אמון טובים עם כולם.

מה ההבדל בין קרן של ההתחלה לקרן של היום?
שמיים וארץ. מבחינה אישית ומקצועית. ככל שהזמן עובר צוברים יותר ניסיון ויחד עם זה גם יותר ביטחון. הייתי יותר לחוצה כי פחות שלטתי בדברים. הניסיון עושה את שלו. אני זוכרת שראש חוג שלנו יצא לפטמ”ה, ו הוא לימד קורסים בסיסיים ומהותיים בתוכנית ואני ממש נלחצתי מזה. כיום אני יודעת שבעיות שעולות בפתאומיות, ניתן לפתור בשיתוף עם ראש ביה”ס בצורה הטובה ביותר. היום אני יודעת לקחת דברים בפרופורציה ולתעדף דברים.

איך את מצליחה להיות רלוונטית?
שיטת העבודה השתנתה לחלוטין,הכל היה ידני, מודפס, כתוב ובדואר ישראל. לפני הסאפ היה מיינפריים. אני זוכרת שפתחתי אקסל למפות את הסטודנטים בחינוך כדי להקל על העבודה. אני מאוד לוגית ואוהבת סדר. כל דבר שיכול להיות בגיליון אקסל – אני מאושרת. זה כלי מעולה לשליפת ידע. הצורך לשלוף את המידע מדוייק ומהר, קיים, עולה ומתגבר. אני אוהבת לחשוב תמיד איך לייעל את הדברים.
בשנים האחרונות נכנס הזום נכנסו גם הקנבה וה Google Forms. חשוב לי ללמוד את החידושים. אני ממש משתדלת לפנות לזה זמן וללמוד את הדברים האלה. אי אפשר להישאר מאחורה.

מה מיוחד בניהול באקדמיה?
מה שמיוחד באוניברסיטה הוא שהאקדמיה והמינהל חייבים לצעוד ביחד, מתוך הבנה שכל דבר שעושים בשיתוף פעולה – מצליח! כל אחד נותן את שלו להצלחת המטרה המשותפת. אני כמינהלנית צריכה לדעת את כל המידע. לא רק נהלים… אלא מה קורה בחוגים אחרים… מה קורה בפקולטות האחרות.
על המינהל להנגיש את כל הידע לראש/ת ביה”ס/התוכנית, על מנת שיוכלו לקבל החלטה מושכלת. בהמשך, אני והצוות נדאג לביצוע על הצד הטוב ביותר.

מה קורה כשאת לא מסכימה עם המערכת או עם הסטודנטים?
יש נהלים ואנו מייצגים את המערכת, אך יחד עם זאת, כולנו בני אדם וכל מקרה לגופו. אנחנו מנסות להיות יצירתיות ולמצוא פתרון הולם לכל מצב.

מישהו שהותיר בך חותם?
אני מעל עשרים שנה באוניברסיטה ולומדת מכולם. אבל אם אני חושבת על אחת יחידה ומיוחדת – זו דליה אורון. היא לימדה אותי שכדאי להיות חכמה ולא צודקת. לפשט ולהתקדם.
באופן כללי יש עבודת צוות טובה בפקולטה בין המנהלניות. יש רצון אמיתי מכל הלב לעזור אחת לשנייה, וזה מתחיל מלמעלה. ראש המינהל שלנו כל הזמן מחזקת עבודת צוות. כל אחת יודעת שאם היא צריכה משהו – יש עם מי לדבר.

אם לא היית מנהלנית?
הייתי מפיקת אירועים – סטייל אירית רחמים. זה משהו שאני מאוד אוהבת. להפיק את הכנסים וימי העיון.
אני מאוד אוהבת יצירה מכל סוג ואסתטיקה, במקצוע שלי אני מורה לאמנות יצירה. לכן, כל דבר שקשור ליצירה – אם זה אפייה, בניית ציפורניים, ציורי קיר ועוד.

צילום: רחלי בליפנטה אפוטה, עיצוב גרפי: ליאת דובדבני